0.保育現場での会議はコストパフォーマンスを意識してない場合が多い
持ち帰り仕事がはびこってる学童クラブ・保育園などで会議のコストって言葉は聞いたことがあっても、実感はないと思います。
なぜなら・・
壁面作った余りの画用紙の切れ端、もったいないから取っておいてまた使おう
電気代もったいないから、電気を消そう
空調も節約節約！
👆こんな感じの実体のあるものには敏感なのに、保育園とか学童クラブで一番のコストは給料で、保育施設の場合は人件費が施設運営費の９割だという意識が足りないから。
職員の時間を無駄にするのは、人件費を捨てるのと同じなのに、本当に細かい紙切れや電気代に気を遣うのはあまりに視野が狭いと言えます。
画用紙が一切れ1円以下なのに対して人件費は、一分で最低15円(時給900円なら)くらい✕人数分。
会議のコストは10人いたら、１分150円くらい。
一時間なんと9000円！
意見も求めない、情報共有も毎回紙に書いてあるのを各自が読めばいいのを集めて言うだけ。
そんなところに大切な時間を使い、無駄な給料発生させてる場合じゃありません。
- 遊び考えたり
- 子どもの勉強したり
- アイディア出し
- 気分転換
時間の使い道はいくらでもあります。
まあ参加する意味がない会議の場を休憩時間にしてるかもしれないけど、それはそれで職員のモチベーションが下がるでしょう。
さらにダメな職場は会議の時間すら時間外、学童クラブでたまにあるけれど、必要なミーティングにかける一時間数千円を支払わない運営者はダメ。
だからといってランチミーティングとか、職員が自主的にやるのもダメ。
"職員を休憩時間に労働から解放しない"って意味での運営側の労基法違反を、職員自ら助けることになるからです。
自発的に参加者全員が合意してれば別だけど、仮に「やりたくない」と思っても言い出せないし、職場としての雰囲気もきっと悪いでしょう。
会議やミーティングも大切な勤務時間のうち、基本的な考え方は以上こんな感じです。
保育業界ではない一般的な会社のうち、尖った所はこんな取り組みもしています👇️
同社の毎週月曜日の定例会議は「この会議は30分48万円。1分間1万6000円の原価で進めます」という宣言で始まる。全員立ったままの朝礼のような形式だ。
(中略)
会議進行のルールは、まず議長を明確にして会議原価を宣言し、終了時間と会議の目的をはっきりさせる。
時間になったら途中でも終了。延長は厳禁だ。総務の赤羽さんは、実施後は「会議の決定事項に必要ない人を呼ばなくなった」と明かす。
キャリコネニュース
ここまでやるには社長レベルのリーダーシップが必要かもしれないけど、次章からは参加者のレベルでも無駄な会議を変えていける方法をお話していきます。
1.保育現場での会議の目的
会議の種類と目的は大きく分けて以下の２つに集約されます。
① 物事を決める（意志決定の会議）
② 自由な発想を出し合う（ブレストの会議）
両会議を成立させる前提はコンセンサスを取ること。（情報共有）
目的達成するのが会議なので、集まるのが目的じゃないです。
1-1.情報共有はミーティングの前提要素
クリスマス会の申し込みと
出席確認をしていきます。
来客があります。
この程度ならすぐ終わるし差し支えはありませんが、情報共有だけの会議ってよくありますね。
施設長がひたすら話をしておしまいとか、全部話をしたけど情報が多すぎて論点もぶれ、結局よく分からないとか。
どんなミーティングでも必要になる前提としての情報共有ですが、
●外部の人との打ち合わせ
●イベントの直前の最終確認
●文章情報じゃ分からないニュアンスを伝える
👆️本当の意味で、情報共有だけが目的になるミーティングはこれくらい。
保育園や学童クラブから職員を出して外部と行うケース会議を思いつくかもしれませんが、これも情報共有のみでなく方向性を確認する意味合いが強いものです。
情報共有は会議準備の領域なので、できるだけ日常会話で共有は済ませておいて、いざ会議を開くなら別の目的を持つのが妥当になります。
1-2.方向性を決める、何かを決める会議
何かを決めるのは一番多い会議の目的だと思います。
進む方向を一致させる目的の会議もこれで、情報共有に見えて方向性を決めてるわけです。
ただ、かけた時間の割に実がない会議も多く、結論が出ないのを「話し合ったことに意味がある」みたいな感じで終わるのってよくありませんか？
大切な時間を無駄にするので、参加者の不満が出やすいミーティングとも言えます。
チームワークの記事でお話していますが、「結論を出す」という目的が一致しないのは同じ絵を見てない時です。
なので「何かを決める会議」では、決めたいこととミーティングの終着点を、話し合う前に参加者で共有する必要があります。
【学童や保育でのチームワーク】臨機応変さを最小にする共有すべき３つ
1-3.意見を集める会議(ブレスト含め)
とにかくアイディアを出すための会議はブレインストリーミング、略してブレストと呼ばれます。
他の人の意見を聞いて自分の意見を発展させると、どんどん良いのが出てくるといった狙いがあるので、
価値観や背景が違う人が集まって、自由に言い合うところに意味があります。
決めるのがメインの会議と、アイディア出しの会議とは質が違います。
だからこのブレストを「何かを決める会議」と勘違いした人が参加者に混ざっていると、結論を急いだりしてブレスト会議の目的が果たせなくなります。
好き勝手意見が出るけど一向に何も決まらない雰囲気にその人の不満も貯まるので、やはり会議をする前に目的を明確にする必要があります。
オズボーンの4原則とよばれるブレスト会議の原則。
- 結論厳禁：批評しない、結論を出さない
- 自由奔放：荒削りなアイデアを歓迎する
- 質より量：量と多様性を重視する
- 便乗歓迎：人のアイデアから連想し発展させる
PreneurPreneurより引用
目的もやり方も違いますね。
企画会議とかだと、アイディア出していってあわよくば結論を出す。
保育系の研修でいろんな人の思いを聞く、みたいな感じでもこの形式がとられます。
KJ法とか有名ですね。
KJ法👇️付箋とかにアイディアを出して、分類してく方法
2.ミーティングが成功するかどうかは準備で８割決まっている
準備ポイント１～集まるべき人を確認する
人がわざわざ集まって、コストをかけてまで会議しなくちゃいけないことって実はそんなにありません。
集められた参加者の中には、高確率で「いなくても良い人」が混ざっているから。
例えば「次の運動会の担当どうしよう？」とか、全員で集まって決めることじゃないですよね。
主任が当たりつけた人に直接打診で済み、情報共有として決定事項として全員には伝えるだけ。
本当に会議を開いてまで決めなくちゃいけないこと以外は、その都度その都度、小出しに関係ある人で話し合って決めることが原則。
どうしても関係者がたくさんいて個別にやるんじゃ非効率な時に、時間コストを使って会議をしょうがなく開く感じです。
ポイント２〜会議に必要な情報共有は事前に済ませておく
情報共有のみの会議ってあんまりないってお話しました。
他施設の関係者が集まって開くケース会議だと守秘義務や情報管理の関係で、集まってから情報を出さざるを得ない。
けれど、そんな性質の情報じゃない限りは事前に共有しておきます。
会議に全員集まってから、必要な情報を初めて説明して
意見はありますか？
これはあまりに非効率かつ不誠実、理由は２つあります。
第一にアジェンダ(検討課題)の共有を事前に済ませておかないのは、集まったときのコストが余計にかかるから。
また２つ目の理由として、会議に来て初めて聞いた参加者からまともな意見が出るわけがなく、
その問題の提案者は表向きは意見を聞くと言いつつ、自分の意見を通そうするズルいやつと見られるから。
その問題を提案する人は、ずっとその問題を考えてきたのでいろんな可能性を考えて発言できます。
一方でその場で初めて問題を聞かされた人が考えることって、たかが知れてます。
本人はそのつもりがなくても、段取りが悪いばかりに「自分だけ考えてきて準備してズルい！」と取られます。
私が学童クラブ職員の現役時代にイラッとしたのは
意見ください
って言って会議終了し、昼休みに突入。
昼休み終わった直後に考えた意見伝えたら、既に決まってたって場面がありました。
信頼はこういうとこから崩れていきます。
ポイント３〜会議の参加者に、ミーティング前に準備をしてもらう
ブレスト会議なら思い付きも許されるけど、基本的には時間をかけるほど会議コストもかさみます。
短時間で済ませるためには必要な情報は事前に出しておいて、検討事項があるなら考えてきてもらう。
出席者に準備を求めるのが、わざわざ人が集まって何かを決める会議を最大効率にする必須条件です。
会議でアルアルなのは、みんなが分かってることをただ１人が理解してなくて全体に質問する。
その人に理解してもらうために、司会がわざわざ説明する。
物分かりが悪いと、５分とか簡単に無駄になります。
👆️こんなのを防ぐためにも、必要な情報を出して理解してきてもらい、検討事項も考えて準備をしてきてもらいます。
それでも準備なし(読んできてって資料を読まないで来るヤツ)は絶対いるけど、その人に時間を使う必要はありません。
意見を出してもらって、次の会議でどうしても決定したい！ってなら意見も会議前に出してもらって、集約したのを会議の場に持ってくと効率が更に上がります。
ポイント４〜適切なミーティング資料を作る
会議の前提となる情報共有のために、まともな資料を作らなきゃダメです。
会議の場で追加で伝えるとか、ちょっとしたことならいいんだけど、基本的にレジメなしの会議はあり得ません。
情報共有の時間が無駄になるから。
レジメと言っても、単語だけ書いてある内容が全く不明のレジメはなくても同じです。
普通の企業だと社長の時間は一般社員の10倍くらいは価値ありそうだから、ちょっとした１議論だけなら資料なしでもいけるかもしれない。
社長が時間を使うと会社としてのコストがかさみ、全体としたら社長が資料作らないほうが良い場合もあるからです。
けれど学童クラブなど保育施設では施設長の１分が一般保育士の１０分になるくらい効率的に働いている人なんていないので、
資料を作る人が多少苦労しても、見返りとして他の全員の時間が節約できるならやるべきということです。
- 会議に必要な人を集める
- 情報共有は事前に済ませら
- 参加者に準備をしてもらう
- 適切な資料を作る
3.保育園や学童クラブのミーティング時間配分
意地でも時間をオーバーしない
ミーティングをする時間は、決まった時間を設定して意地でもオーバーしないのが原則。
11:00から12:00まで設定して、昼休みにずれ込まないとか。
昼休みにズレ込まれたら、
会議だからといって時間が守れないのは、あらゆるところで時間が守れないことに繋がってきます。
そんな風潮、少しずつでも変えていきたいですよね。
冒頭でお話したランチミーティングとか、"いい取り組み"みたいにビジネス番組で取り上げられるけど、提案すること自体があり得ないですよ。
ランチが休憩時間じゃない時点で労基法違反。
決定系の会議の時間配分
会議の長さに辟易するのは、あれこれ話して脱線したりして結局決まらなかった時、じゃないですか？
決定系会議の目的を果たすコツは、
最大15分で１議題を守ること
✔ 情報共有は先にやっとく前提で、細かいニュアンスを伝えて考えてきてもらった意見を出してもらう。
✔ または先に出してもらった意見を集約したのを提示する。
✔ 細かい説明をしてもらって、どの選択股にするか決める。
この方式でやると15分以上かかる方が稀になります。
それでも15分で決まらないのは、必要な情報がないとか、決定権のある人がいないとか、その場での決定が根本的に無理な場合がほとんどです。
途中で決定不可能が分かったら、次回に回す。
決まらなくても区切る意味で15分を目安にしましょう。
ブレスト系の会議の時間配分
ブレスト系会議の目的を考えれば、時間一杯使った方が意見がブラッシュアップしてくるもの。
でも時間をかけるほど良いわけでもなく、間延びしてしまうので、30分くらい目安を設定しておけばいいと思います。
大人数なら小グループでブレストをやり、最後の10分は発表とかよくある形式。
4.ミーティングで脱線させずダラダラしない司会進行で最適解を出す
脱線させずに会議目的を達成する、最適解を出す方法をお話していきます。
司会の立場だとやりやすいですが、一般参加者の立場でも
合ってますか？
わざとらしく確認させてもらうなどの方法が、要素がわかっていれば取ることができます。
会議の目的を明確化する。
- 決める会議か？
- アイディア出しの会議か？
これをまず全員と共有しましょう。
論点の可視化
同じ絵をみて議論をするため、「今なんの話をしてるのか？」をホワイトボードなんかに書いておきます。
脱線する人や思い付きで話す人を制御するためのツールとも言えます。
ブレスト会議といえども全く関係ない話をする人もいるので、目的に沿った話だけをさせるために必要です。
最適解を出すのに、脱線した話は単に時間の無駄。
この議題の答えを出すために
必要ですか？
司会はちゃんと戻さないと行けませんね。
立場の上の人が脱線するのを無下にするのは勇気がいるも知れないので、そんなときの対処法
とプールしておく。
意見を尊重するように、ホワイトボードのはしにでも書いてあげると黙ってくれます。
途中でまとめる
議題を移るときに、結論が出たならまとめておく。
結論が出なくて時間切れになっても、やっぱりまとめておく。
記録係が必要です。
5.ミーティングで意見は出ますか？
ミーティングしても決まった人しか発言しないのよ
この理由は限られています。
- 会議の準備がされてない
- 参加者が責任を感じてない
- 意見をいっても無駄な雰囲気
会議の準備については2章でお話しました。
そもそも急に意見を求められてもなかなか思い付かない。
ちゃんと根回し(準備)、しときましょ。
参加者の責任とは、
- 日常の信頼関係とか
- 職場はみんなでよくしていこう
みたいな雰囲気があるかどうか？
担当外のことは分かりません。
こんな感じの「あっち側とこっち側」感覚、広くもない同じ施設内なのによく出てきます。
保育園だと未満児クラス担任と年長組担任のお互いの反目に似た感情とか。
施設長や主任クラスのリーダーシップで、「全体として」のまとまりを作れないと職員個人個人の当事者意識が薄れるので、会議で意見が出ないことに繋がってきます。
意見をいっても無駄な雰囲気は上の２つより解決が早く、上の立場の人が態度を改めれば済む話。
上の立場の人の意見は、経験に裏打ちされたものが多いから自然通りやすい。
だけどそればかり先行し、新人が意見をいっても通ったためしがないと、「言っても無駄」雰囲気が出てきます。
人の話を聞く態度を、上の立場の人が身に付ける。
保育園とか学童クラブは人相手の仕事だから、やろうと思えばできるはず。
6.学童や保育系の会議の仕方まとめ
保育園や学童クラブなんかだと、悠長に会議やミーティングやってる暇はあんまりないですよね。
特に保育園は、勤務時間中いつも子どもがいる。
だからこそ会議は効率よくやる必要あります。
本来は休憩時間にランチミーティングするのは、ただでさえ休みがないのにお昼が休憩にならないから、強く否定します。
会議の流れは
①まずは準備
(２章)
- 会議に必要な人を集める
- 情報共有は事前に済ませる
- 参加者に準備をしてもらう
- 適切な資料を作る
②司会進行の役割
③時間配分は３章
④目的の明確化、脱線させない
- 決める会議か、案だ出しの会議か？
- 目的をはっきりさせる
- 議題の可視化
- 脱線は尊重するように見せて本題に戻る
- 決める会議なら１議題15分
- 記録を取る
意見が出ないときのチェックポイントは５章、職場の雰囲気が大きく関係してきます。
保育現場ては時間がないからこそ、効率的で実のあるミーティングをしてほしいと思います。
ありがとうございました。
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● 子ども対応のノウハウを知りたい
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転職に関しては、私も登録してみた信頼できる転職サイトがあるのでこちらから。
【はじめての学童指導員】登録した感想はかなり好印象、相談のみでもOK
スキルアップに関しては、
子ども心理/一般知識/事例/管理ポイント・・
個別にいくらでも学ぶことがあるので、それらを網羅して私ジャムがたくさん記事を書いています。
でも実は個別知識ばかり増やしても、根本的なものが足りないんです。
人間そのものを毎日相手にする学童クラブの仕事には、別次元のスキルや知識が必要、
というのが20年以上の経験と理系的思考による結論です。
・・では何が根本的に足りず、どうすればいいのか？
根本的に足りないもの
➔経営的な視点での基礎的な考え方、真の人間理解などのビジネススキル。
どうすればいいのか？
➔人に物を売るマーケティングを学ぶことで可能。
と思いましたか？(^^)
分野が全く違うように思えますがマーケティングを学ぶとは、人へ物を売ったり価値提供のために
✔ 人間を真面目に理解して読み解き、
✔ 発生した問題へどう対処すればいいか、
✔ お金/時間/情報/人材資源をどう使えばよいか？👆こんなのを学ぶ事になるので、結果的にあらゆる仕事に通じるスキルが身につきます。
これらが保育現場でも必要と言うのは、賢明なあなたには理解していただけるでしょう。
つまりマーケティングを学ぶと、どんな仕事にもつぶしが効く知識やスキルが身につくので、
保育に活用できるのはもちろん、ついでに副収入を得る程度は容易になり、収入面の不安もなくなってきます。
保育業界は価値観が偏りがちで、経験を積めば積むほど一般常識から離れてしまうジレンマがあります。
(経験が浅いと実感がないと思いますが、真面目に保育現場だけで経験を積むと必ずぶち当たる壁です)
特に現場リーダーや管理職になった時、一般的なビジネス知識やスキル有り無しは非常に大きな差となります。
良い主任や施設長は長い経験によって、自覚なしに身に着けているのですが、
あなたはその正体がマーケティングにより得られる知識やスキルということを知ったため、
それを学ぶことで、真面目に取り組めば1年ちょっとで10年以上の時間をショートカットして身につけられるわけです。
と言ったところで、私の学んだオンラインビジネススクールを紹介しておきますね。
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