1.職員の情報共有は専用のコンテンツページとリッチメニュー設定からリアルタイムに行える
このページでは、学童クラブや保育園でとても有効に使える公式ラインの超機能拡張ツール「プロライン」によって【職員ページを作って職員のみに閲覧、配信、情報共有できる】についてお話していきます。
東大出身 理系保育士ジャムです。
●職員だけ閲覧できるページを作れる
●更新したら職員だけに更新メッセージ
●過去の情報も流れずにすぐ確認
●職員だけに表示されるメニューを設定できる
●グループチャットは保険程度
例えば職員として登録した人に、保護者とは違ったこんなLINE画面を設定しておけます。
保護者と職員で別メニューを表示できるだけでも、
公式LINEだとたった1つ・誰でも一緒のメニューしか出せないのと比べて大きな機能UPです。
そして「職員ページに情報共有、連絡事項がアップされました」
というメッセージが来た時にメニューから開くと、更新された職員のみが見られるページから、新情報にアクセスできる。
こんな感じ。
職員だけに、「情報更新しました」のメッセージがくるので、下のメニューから職員専用ページに入れば確認できる。
👇
見たらボタンを押して、「読みましたのサイン」とすればオシマイです。
ほとんどないことですが、こちらの送信ミスで保護者が迷い込んできても、パスワードとかいらず自動的に開けない設定もできるので、
親に見られたくない機密情報が漏れる心配はありません。
学童クラブや保育園でよくあるのは、
・休みの職員にも情報共有したいけど、電話するほどじゃない
・かと言って休み明けに知らせたら、高確率で驚かせる
・「私だけ知らない！」「聞いてない」が増えると関係悪化
・グループチャットのみだと情報が流れる。
・スクロールして全部読まないといけなくなるし、内容を覚えとかなきゃダメ
問題があるのを分かりつつ、仕方なく情報共有のためにLINEグループチャットを入れたは良いものの、
👇
✔特定の仲良し職員だけでやってしまい、施設としての連絡手段になってないとか、
✔悪くすると特定の人を外して、人間関係がギスギスするとか、
✔休みの日までチャットに付き合うのは休んだ気がしなくなる、とか。
チャットがあればまた良い方、それすら無いと、
✔「それ、休みの日に電話してくる内容？」って不要に思える電話が要らないタイミングできて鬱陶しいとか。。
✔「暇だけど、電話には出たくない」気分で無視したり。
思い当たりませんか？
全部思いあたります。
基本は勤務時間内に情報共有を終わらせることですが、休みのすれ違いで先の仕事だと思ってたのが「明日まで！？」と緊急性が高くなってた
👆あるある。
こんな問題点を解消するためチャットは有効ですが、それでも問題が多いもの。
リアルタイムやり取りでは基本的にはLINEが一番優れているので、他の保育アプリを入れても解消できません。
これら不具合を全て解決できるのがプロライン、
というわけです。
プロラインは公式LINE、基本的には設定者と友だちの双方向コミュニケーションなので、友だち同士のコミュニケーションは無理。
だから職員同士でコミュニケーションには、確かにLINEグループチャットが有効です。
ただ健全な職場なら、仕事時間外にチャットをすることは早々ありません。
保険として一応導入する程度、メインはプロラインによる一方通行の情報共有で十分です。
勤務時間外の仕事内容の相談や休憩時間に仕事の話とか、サービス残業と似たようなもの、なるべく無くすのが良いと思います。
【サービス残業は悪である】学童クラブで20年以上、定時帰宅した働き方
プロラインで職場の情報共有を行うメリットは多く、
・LINEだから見逃されにくい
・電話よりも圧倒的な手軽感
・「聞いてない」を無くせる
・共有サイトの更新情報だけを見ればいい
LINEを使うだけで大幅な利益、プロラインを使うことで不具合全てが解消されていきます。
プロラインでできることは、
・出欠確認
・面談予約
・費用徴収
・お便り配信
・動画配信YouTubeなし長尺
・シナリオ分岐
・簡易HP作れる
・個人情報完璧
・使い方→感覚でOK
【公式LINE ✕ プロライン】学童/保育園で連携強化できる神ツール
【無料プレゼント】学童/保育士のスキルアップ用マニュアル(７＋α)
👇【重要】登録前に必要なもの👇
登録に必要なもの
✔LINEアカウント
できるだけ施設の、公式LINEアカウントに紐づいたアカウント。無ければお試しのつもりで個人でもOK
✔メールアドレス
試すのに必要
✔施設の公式LINEアカウント
できるだけビジネスIDでなく、通常のLINEアカウントに連携した公式アカウント。
※公式LINEアカウントは個人でも無料で作れます。【公式】LINE公式アカウントの作り方｜開設の設定と運用方法へのリンク←これのステップ2までで終わり。
✔パソコン
プロラインと公式LINEの連携作業に必要。ただパソコン必要なのは初期設定のみ、後はスマホ作業OKなので、ネットカフェでもOK。
※プロラインに登録しただけじゃ、何もできません
登録は・・
お試しのつもりで個人でプロライン登録し、良さそうなら施設のアカウントで取り直しでもOKです。
しかし可能なら、初めから使う(かもしれない)予定の施設に紐づけられるアカウントで、上のバナーより友だち登録をしてください。
後から変更可能ですが、有料お試しプランを申込まないと変更できない、サブアカウント扱いになる、コンサル受講が再度必要になる、練習段階で組んだシナリオが無駄になる
・・・など、縛りがあるので後々面倒だからです。
施設のLINEから登録・公式LINE取得が【役職や立場によって難しく、上司や主任の説得が必要な場合】
↓
・個人では試せない
・無料、勝手に課金されない、
・こんなのが作れる(下記チラシ)
など機能面の説明をしたうえで、「やる気があるので試してみたい」ことを伝えて、施設アカウント使用の許可を取ってみてください。
施設内で同僚上司 説明用のチラシ
(QRコードで説明動画リンク付)
2.プロラインでの職員専用ページや情報共有の設定手順イメージ
例によって、私が電車移動中の10分くらいで作った職員専用のサンプルページや設定を、スクショとともにお伝えします(^^)
まずはコンテンツページの友だち専用ページから、職員向けのページを作ります。
職員向けなのでデザイン性はいらず、必要な情報が目立つ感じで分かればOK
コンテンツページから、友だち専用ページ
👇
メニュー付きページ
👇
中身に入れる内容を1つずつ入れていきますが、連絡事項ごとに増やす感じです。
職員ページに、「明日は休み」と更新。
動画は短いですが、全体を作るのにも5分でした。
連絡事項を入れたら、更新情報があることを職員へ配信
リスト化している職員を全員、あらかじめ作っておいた「職員向け一斉配信」シナリオに移動。
ここに登録してる人を全員選択して、「職員向け一斉配信シナリオ」に登録する
登録先の「シヨクイン向けの一斉配信すシナリオ」、中身は「更新事項あります」メッセージ＋「読みましたボタン」だけ。
ボタンを押した人は「一斉配信を読んだ人」シナリオに登録されます。
いつまでも反応しない人には翌日にリマインドが行きます。
それてまも反応しないと、ずっと「一斉配信シナリオ」に残ったままなので、そこで初めて「メッセージみました？」と電話することになります。
よほど頻繁でなければ、経験上、みんな読んでアクションしてくれます。
これがメール配信だと迷惑メールになったり、本題以外に余計な文が多くて開かれないとかザラにあるので、さすがLINEといったところです。
職員全員をシナリオ登録するには、あらかじめ友だちを
・この人は職員
という属性タグを付けたり、
さっきのように、職員リスト化のための中身のない空シナリオに登録しておくとか、方法はいくつがあります。
職員といえどもLINE表示名はニックネーム付けてる人とか様々なので、こちらで名前を変更しておきましょう。
プロラインの優れている点は、コンテンツページで作るページがいくつでも料金には一切関係のないところ。
何ページ作っても無料プランで使っていけます。
今回みたいなシナリオを作って登録、という形態にしたのは、次回からメッセージがどういった内容でも、
職員をシナリオ登録するだけで、同じ流れに乗せられるから。
単発メッセージを送信(できる)してもよいですが、既読がついたか1人1人調べないとダメなので、
今回のようなシステムを5分で作ったほうが何かと便利です。
イメージできましたか？
LINEでなにか申込みタップすると次々進んでいく、こんなやり取りしたことあると思いますが、
保育施設でもプロラインを使うことで作れるし、ほとんど自動化されて手間が大幅に減り、保護者の利便性も上げるというツール。
親としては他のアプリよりいつも使ってるLINEがいいに決まってて、普段使いだから見逃される心配もない。
既読無視を気にして、送って10分で即反応がくることもあります。
しかもプロラインは練習中でも機能制限なし、いつまでも無料
👆というのが、コドモンなど他のツールとの決定的な違い。
他ツールで料金プランをグレードアップして、ようやく使えるような機能すら、プロラインだと初めから使え、
しかも容量やステップ数など増やさなければ、いつまでも無料状態で練習できる。
何ヶ月も試しに使って本当に納得したら、本格的に導入する、とかも可能。
まあ容量アップが必要になったときだけ課金の可能性が出てくるけど、恩恵に比べたら施設にとって大した額コストじゃありません。
是非、導入を検討して欲しいと思います。
👇【重要】登録前に必要なもの👇
登録に必要なもの
✔LINEアカウント
できるだけ施設の公式LINEに紐づいたLINEアカウント。無ければお試しつもりで個人のでもOK
✔メールアドレス
試すのに必要なもの
✔施設の公式LINEアカウント
できるだけ単体契約のビジネスIDでなく、通常のLINE連携された公式アカウント。
※公式LINEアカウントは個人でも無料で作れます。【公式】LINE公式アカウントの作り方｜開設の設定と運用方法へのリンク←これのステップ2までで終わり。
✔パソコン
プロラインと公式LINEの連携設定に必要。ただパソコン必要なのは初期設定のみなので、ネットカフェでもOK。
※プロラインに登録しただけじゃ、何もできません
登録は・・
お試しのつもりで個人でプロライン登録し、良さそうなら施設のアカウントで取り直しでもOKです。
ただし可能なら、できるだけ初めから使う(かもしれない)予定のアカウントで、上のバナーより友だち登録をしてください。
後から変更可能ですが、有料お試しプランを申込まないと変更できない、サブアカウント扱いになる、コンサル受講が再度必要
・・など縛りがあるので面倒なためです。
施設のLINEから登録・公式LINE取得が【役職や立場によって難しく、上司や主任の説得が必要な場合】↓
・個人では試せない
・無料、勝手に課金されない、
・こんなのが作れる(下記チラシ)
など機能面の説明をしたうえで、「やる気があるので試してみたい」ことを伝えて、施設アカウント使用の許可を取ってみてください。
施設内で同僚上司 説明用のチラシ
(QRコードで説明動画リンク付)
プロラインって何？から機能の説明などはこちら
プロライン機能のまとめ記事はこちら
ジャムからのプレゼントはこちら
