個人情報と学童クラブで扱う4つのもの

前提としての個人情報とは何か書いていきます。

「個人情報」とは、

「生存する個人に関する情報であって、

その情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により当該情報が誰の情報であるかを識別することができるもの

(他の情報と容易に照合することができ、それにより個人が誰であるかを識別することができることとなるものを含む。)」

をいいます。

個人情報保護法第2条
東京都ホームページ 個人情報保護法の概要より引用

個人情報とは、その名の通り個人が特定できる情報です。

名前だけでは個人の特定は難しいけれど、

「ここの施設を利用している人の名前」だと分かれば特定はされます。

写真と一緒に名札が写っていたら分かってしまいます。

背景から場所を特定されたら住んでいる地域が分かってしまうかも。

写真の瞳に写った風景から、その場所を特定できる時代です。

情報漏洩悲しい

情報の扱いの前提だけど、それを何のために集めるのか?

なんの用もないのに集めるのは、管理しなくちゃいけないのと無くしたときのことを考えると、超リスクと余計な手間ですね。

その情報を得て、いったい何をするつもりなのか??

学童クラブの入会申請など、保護者の仕事の状況や、病気、経済状態などシビアな情報も多くあります。

「これはこういった目的で、このような時に使用し、このように管理しますので、どうかお願いします」

など同意をとることが必要になります。

同意をとる

例えば写真を撮ること一つとっても、

昔は売ったり配布したりアルバムにしたり

施設ごとにいろいろ行っていましたが、もはや時代は変わりました。

写真をホームページに載せるなどは保護者の同意をとらずに行うと、いまの時代は一発でクレームが来ます。

ジャム
残念ですが、気にせずやっている、
時代に取り残されたような施設もあります。

個人情報はどうしても扱うことになります。

年度の始めに一度だけ、"この情報はこう言った場合とこの場合、またこの場合にも使います"

などと広い範囲に適用できる同意書を用意しておいて、チェックしてもらうのが事務的にも楽です。

事務仕事

一つ注意点。

しっかりと記録や書面にしておくこと。

「保護者会で周知しました」

では口約束と同じなので後から聞いていないと言われたらそれまでです。

口頭で済ませている施設は、

説明を聞いた保護者のサインをもらうなどしない限り、何もしていないのと変わりなし。

残念ながら効果はありません。

学童クラブと保護者の部屋のロゴ
学童クラブと保護者の部屋のロゴ

1-1.紙に書いた情報の扱い方

具体的に扱う情報として、紙に書いた情報はたくさんありますね。

紙ベースの情報は、物理的な持ち出しの制限をかけること、紛失しないような持ち出し方をマニュアル化しておくのが有効です。

よくあるトラブルはいつの間にかなくなった

  • 持っていた紙をある拍子にどこかに置いた
  • 名簿を外遊びに持ち出し風で飛ばされた

「風で飛ばされたって、マンガじゃん」

・・・実際にあります。

名簿の上に石をおいて飛ばないようにしたり。。

そりゃなくなるわ。

風

また子どもが持ち出しちゃうこともあるので、名簿などを触らせない、その辺に置かないなどのルールもいります。

紙の情報を扱うポイント
  • 個人情報を扱っている時は席を離れない
  • 声をかけられても片付けをしてから対応をする
  • 物理的になくならないように
紙ベースの情報

1-2.電子データ系の個人情報の扱い

電子データとは、USBメモリのデータやカメラのSDカードなどです。

パソコン自体に保存してあるデータなどもそう。

個人情報を扱うパソコンは、外部ネットワークに繋がらない環境で扱うのが安心です。

セキュリティソフトが入っているからといって過信は禁物。

チェック

ウイルスに感染してデータが流出したなどたまに聞きます。

メールに添付するファイルを間違えたみたいな初歩的なミスもあるためです。

万全を期すに越したことはありません。

個人で家で使っているUSBを、職場に持ってくるみたいな使い方もやめた方がよいでしょう。

カメラについて。

写真をデータとして、カメラに入れっぱなしにしていることも多いと思います。

カメラ

よくある事例としては、「カメラ自体がいつの間にかなくなっていた」、というのがあります。

カメラは毎日使うものではないので、

保管場所を決めておかないとそうなります。

子どもの興味をひくものなので、子どもが持って帰ってしまったというのもよく聞きます。

電子データ

カメラデータは紛失すると非常に厄介です

ネットに動画や画像が流れたら消せませんよ。

いざ無くなったときに、なんのデータがなくなったのかすぐわかるように、余計なデータはカメラ内に残さないことが大切。

施設として、行事や日常のなかで保護者が写真を撮ることもあるでしょう。

その場合に、何も注意喚起せず、保護者がブログなどに他の子が写っている写真をアップしたらどうなるか。

注意喚起をしてちゃんと知らせておいたのかが、施設の責任となるかの焦点になるようです。

保護者でなくても、見学に来た他の施設の方でも同じです。

ポイント

電子データ、紙のデータは管理を厳重にしてもしすぎることはありません。

持ち出しに制限と、持ち出す際の記録をつけるなどのルールを定めることで職員の意識を高める必要があります。

1-3.知っていたり覚えている情報の扱い

一番のリスクは人です。

子どもの情報を話していたら関係ない人に聞かれた、なんて初歩的なミスです。

単なる噂話でした、じゃ済まないです。

パートの職員はもとより、ボランティアの方にどの情報を出すのかは、よく考えた方がいいでしょう。

知ってしまったらその方にも義務が発生してしまいます。

また紙データや電子データの管理ルールをいくら定めても、人の意識がいい加減だと防げません。

危機管理の意識を日常的、定期的に喚起しよう!

職員が何人かいると思うので、お互いに監視でき、必要なことはすぐ言える関係作りも大切です。

情報を出す

守秘義務が発生しない例外は、虐待に関する通報に限られています。

虐待の記事へ

他の保護者に、「あの子はどんな子?」

と聞かれてホイホイ答えてしまうのも情報の漏洩にあたります。

こそこそ話し

1-4.配布する情報

配布する連絡網や、お便りにのせる写真などです。

配布する場合には、受け取った中の一人でも悪意を持っていたり魔が差すかどうか分かりませんね。

学校のクラスの連絡網や住所の情報を名簿業者に保護者が売ったなんて話もありますよ。

同意をとった上での配布なら分かりますが、敢えてリスクをおかすことはないでしょう。

便利だからっていう理由だけで、連絡網の配布をやり続けるそのリスクはとても大きいものなのです。

今の時代、相手のアドレスが直接分からないようなメーリングリストとか、クラウドサービスなど代わりの方法はあるので検討したらいかがでしょうか。

電話

2.個人情報の紛失が分かった場合

万全のシステムを作っていても、一番のリスクは人なので、完璧になくすのは難しいでしょう。

ヒヤリハット程度ですめばいいけれど。

紛失がわかった場合はすぐに探すよう、協力を求めましょう。

"そのうち出てくるか"と次の日に回すと、

その日にいる人で探したら出てきたかもしれない可能性がなくなります。

時間がたつと対応の難易度がすぐに上がってしまうので気を付けた方がよいかと思います。

どこいったかな

いかがでしょうか。
ここに記載した以外にも情報の漏洩には気を付けた方がよいでしょう。

単に盗難にあった場合でも、施設としての管理責任が問われます

だから万全を期すことが求められます。

学童クラブや児童館では残念ながら危機意識が足りない施設が多くあります。

私が目にした中では簡単に名簿を持ち出したり、

育成中に連絡先のリストが開きっぱなしで机の上にあるのを子どもが勝手に見ている

外遊びのときに一枚の名簿をその辺に置きっぱなしにして風に飛ばされないように石で押さえているなど、

一般企業なら考えられない低レベルの次元でした。

管理職含め、意識の低さは改善の必要があります。

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