1.学童や保育園でよくあるイベントと企画書の意味
企画書や報告書が必要な理由は２つ
✔イベントを成立させる
✔個人と施設の経験値を上げる
学童などでよくあるイベント・行事
イベントには「この季節にはこれ」ある程度決まった行事と、「思い付いたアイディアを形にしたいアグレッシブ系」があります。
- お花見
- 春の遠足
- 七夕
- 川遊びやキャンプ
- スイカ割り
- お月見
- ハロウィン
- クリスマス
- もちつき
- スキー
- 節分
- お別れ遠足
地域や施設によって差はあっても、季節行事は多くの学童クラブや保育園で採用されます。
- １日宿泊
- スポーツ大会
- 運動会
- 親子交流
- 食育活動
- 映画を作ろう
- 野外炊飯
- 音楽会
これら季節行事でも特色あるイベントでも、日常と違う活動をやるからには「計画」「見通し」「実行」「振り返り」など一連のサイクルが必要です。
企画書の意味とは
計画〜振り返りまで一連の流れを確認するため、企画書があります。
企画を成立させる〜企画書の意味①
計画を立てて、計画段階で見通しを持ってなるべく目的が達成されるようにする。
または新しい企画なら、他の職員を説得して実施できるよう取りつける。
情報や目的を共有して、満足度の高いイベントを成立させる。
👆企画書を書く意味は大きいもの。
逆に書かなければその場限りの単発遊び、学びはあっても個人レベルでオシマイです。
個人と施設の経験値を上げる〜企画書と報告書の意味②
学童クラブや保育園など子どもの施設では、活動に必ず狙いと目的があり、
よほどのプログラムじゃない限り、再度やる可能性があるし、仮に失敗しても学びを得られます。
企画書と対になる報告書を正しく書けば、使った時間と労力に見合った、
・関わった職員及び施設の経験値が上がる
・記録を見たら再現できる
職員が辞めるか、その人が忘れたらそれまでという状況を避けられます。
2.企画以前の問題と記録～本当にやれるの？
仕事の範囲でできる企画を立てる
行事を思い付いたり、季節行事をやる時期が迫ってきたとします。
時期が来たから自動的に「やる」でいいでしょうか？👇️
恒例行事ほど、「やる意味があるのか？」「本当にやれるか？」を考えましょう。
楽しそうでやりたいからやる👈モチベーションは上がるけど、確実に仕事が増えます。
仕事の時間内でやれるか、やれないか？
日常で手一杯なのに、イベントはできません。
イベントのために持ち帰り仕事やサービス残業が普通な職場は
✔「個々のマインドがおかしい」
✔「働き方が間違っている」
どちらかなので、あらゆる面での改善をオススメします。
断念した企画書以前の調査も記録する
●楽しそうなイベントの企画書を書こうとしたら、とてもじゃないけど時間内にできないのが分かった
●恒例行事だけど理由があって辞めた
なども記録で残しましょう。
例えば
DVDを借りてきて地域の人をたくさん呼んで上映会をやりたい
↓
会場費の実費料金を取ることにした。
↓
調べたら著作権法にひっかかるので無理だと分かった
５月くらいに思いつき、夏キャンプ企画しようとして場所探し
↓
３月で予約がいっぱい、もはや間に合わなかった。
アイディア段階～立案へ至るなかで知ったことは個人の経験にはなります。
しかし施設の経験とするには、蓄積するための記録、軽微なことならミーティングで他の職員へ話すなどが必要です。
職員負担が大きく無理な企画は子どものためになってもNG
持論ですが、保育園・学童クラブ運営は暇なくらいでちょうどいいのです。
子どもと話したり遊んだり日々関わるのが基本なので、ルーティンワークは時間通りに終わるようシステム化されている状態を目指したいところ。
毎日持ち帰り仕事やサービス残業ではアイディアも出ないし、やりたいことをする気力も出ず・・
特に仕事では
●やらなくてもいいことはやらない
●やらなくてもいいことを、効率よくやるほど無駄なことはない
毎年遠足に行ってるから今年も何となく行く👈職員負担を考えて、やめてもいいでしょう。
昔からやっていたけれど、時代に合わず役割を終えた行事は少なくありません。
父母会主体でやっている行事も、今の時代は保護者も忙しく価値観多様、他の地域ではやってないなどの情報がいくらでも入ってきます。
やれば子どもは楽しむけど、職員が無理してまでやる行事は必要ありません。
ねらいや目的が明確でも、他の取り組みで達成されるなら、行事にこだわる必要もありません。
3.イベントや行事企画では、目的を明確にして職場のコンセンサスを取る
「楽しい」以外の狙いと目的を考える
企画をするには、「これやったら子どもたちが楽しそうだな」と思いながら考えますよね。
楽しいことは子どもの日常の安定や刺激にもなるため、保育・育成の大筋から外れることはほぼありません。
それでも考えておくことは、楽しさとは別の目的と狙い。
ねらいは施設の事業目標や保育所保育指針、放課後児童クラブ運営指針などの上位の指針に沿っているか？
伝統的な季節行事では、本来の意味に沿っているかも目安です。(あくまで目安)
とにかく適当な個人的な思いから、勝手に設定するのはダメです。
職員の目的意識がブレるので、特にチームで連携してやるプログラムは途中で破綻します。
思いを持っているなら、どの部分が上位の方針に沿っているのか考える癖をつけましょう。
職員のコンセンサスを得るためには、根回しや演技も必要
実施により近いレベルだと、企画を立てるに際して職員間のコンセンサスをとるのが必要です。
コンセンサスとは、同じ絵を見て同じ方向に進んでいくための準備や共有作業。
という考え方には誰もついてこないか、面従腹背。
準備を始めてから、「なんでこの人手伝ってくれないの？」となるのは職員間で協力体制が整っていないからです。
企画書を正しく書いてプログラムをやる目的と意味、やり方を説得できないと、
👆こうなりかねない。
チームワークに亀裂が入ります。
また、前フリなしで企画書を急に出すと、出された方は面食らいます。
だから日常の会話のなかで
「○○したいねえ」
「今度こういうことやりたいけど、どうかなあ」
なんて振っておいて少し経ってから企画書を出し、「この前の話からこんなの作ってみたけどちょっと見て〜」👈こんな演技力や、
「今度の話し合いで出そうと思います」
など仕事としての手順をほんの少し広げるのは、小手先テクニックだけど有効です。
保育園や学童クラブでは個人的能力よりも、職場の人間関係が最重要。
事務的な手順だけ踏んで、間違いじゃないけど同僚からは受け入れられないと、
隅に追いやられるのは、正しいと思っているらあなたの方。
「一人でやって」とならないよう、こんな感じの立ち回りや根回しが時には必要です。
その上で、
✔正式な場で企画書を出して提案をし、
✔話し合いで決定事項とする
✔手順やスケジュールなど明示する
これらが職場のコンセンサスをとるために、必要な要素です。
4.保育園・学童クラブイベントの企画書作り
4-1.企画書を書く準備
企業が作るようなデザインされたプレゼン資料は、通すことが目的です。
一方で学童クラブや保育園での企画書は、書いている時点で通る(実施される)のが前提なので、デザイン要素は時間の無駄です。
(アイディアを残す意味の最悪通らなくてもいいものや、上司を説得するために自分で作る提案書は別です)
新規イベントで通したい場合は職場規模によるけど、決定権のある人や場面で、何となくでも承認を取り付けてから企画書を書いて細部を詰めていくイメージ。
👆根回しです。
だから企画書の分量は、A4の紙で１枚か２枚くらいが適当で、書くべき項目はテンプレート的に決まっています。
企画書を書く前に、何度かやってるイベントなら前年度の記録を読み頭にいれておきます。
出来る限りパソコンで作るのが、直しの手間を省くためによいでしょう。
いりません
シンプルに
4-2.企画書に書く内容
企画書に書く必要内容はテンプレート的に決まっています。
項目のいくつかが抜けると、穴のある企画書になってしまうので注意しましょう。
逆に職場として決まったテンプレートがあっても、これら項目が抜けていれば「形だけの無駄仕事」なのでやらされ感のみ。
あなたの職場はどうですか？？
ちなみにWordでテンプレートを作っておくのが楽です。
- 目的・ねらい
- 企画経緯
- 日程と時間
- 場所
- 雨天時の扱い
- 対象と人数
- 必要人員
- 予算
- 必要物品
- 当日のタイムテーブル
- 準備するものや作業
- 準備日程
- 申し込みと例外規定
- ねらい達成のための留意点
- 前回からの留意点引き継ぎ
前半のほとんどは説明不要ですが、最後のいくつかの項目についてお話していきます。
準備日程
３章で書いたような【仕事の時間内で終わるかどうか】に大きく関わってくる事項。
下見・打ち合わせ日程・作るものの量や見込み・担当者(仕事の割り振り)
これら含めて考えていきましょう。
外注イベントは打ち合わせ必須なので、アポイントも必要です。
参加者を集めるときは、知らせる期間と申し込み期間、参加費を取るなら返金可能期間などもスケジュール化しておきます。
事務的な作業
公園占有許可や、保健所へ届け出、出かける先の施設予約など、何が必要か調べておきましょう。
申し込みと例外規定
例えば遠足を企画したとして、行かない子はどうする、キャンセルがあった場合の返金などについて決めておきます。
料金をとる企画はキャンセル料などお金でもめるので、しっかり決めておきましょう。
書いてみて分かった確認、検討事項
企画書を書いている段階で、一人では決められない事項が出てきます。
その場ですぐ決められればいいですが、決まらない場合はここに記載して後程解決していくでもよいでしょう。
想定事項
●動物園に行くなら
➞「動物アレルギーの子はどうするか？」
●外で何か買ったものを食べるなら
➞「食物アレルギー対応はどうするか？」
●自転車でのお出かけ企画なら
➞「パンクしたときにどうするか？」
企画に応じて、想定されることを考えて書いておきます。
当日に想定外で振り回されるのは、このあたりのシュミレーション不足で起きます。
留意点
企画で一番大切なのは「目的とねらい」です。
これを達成のために何をするのか？逆算的によく考えておきましょう。
当日や準備段階での職員の動きや協力体制に大きく関わってくるためです。
遠足に行くなら「交通機関でのルールを教える」をねらいに含めて職員間でコンセンサスをとっておけば、
私ばっかり注意してるじゃん
👆こんな問題は減っていくと思いませんか？
5.学童クラブ行事/企画書の例～遠足編
例として学童クラブで電車に乗って比較的近場の公園に行く場合の企画書の項目を書いてみますね
これらをA4一枚か２枚でまとめて書くわけです。👇️
企画名
【秋の遠足～□□科学館に行こう！】
2020.7.1 〜学童クラブ
ねらい
・日常とは違った環境で楽しむ
・交通機関や公共場所でのルールを守る
・新人職員に引率のしかたを教える
・科学に対しての興味を育てる
企画経緯
秋なので当初遠足の行き先を公園など屋外で考えていたが、
・時期的に雨天が多いこと
・公園は普段から行けるが、科学館などは家庭によっては行けない子もいる
・普段の活動は運動が多く、文化的活動が足りないこと
・狭い学童クラブ内では教えにくい公共ルールを伝える機会を作りたい
・育成指針には文化的な経験についての記載があるが、科学に興味をもってもらえる活動が日常では乏しい
これらの理由から公園ではなく雨天でも行き先が変更せず、館内でも一般客がいる環境の中で公共ルールを学べ、科学に対しての興味を育てられる科学館とした。
場所と行き方
□□科学技術館
※経路
学童クラブ～徒歩で□線○△駅～20分～徒歩10分～現地
徒歩経路は下見で決定
(雨天時も同じ場所)
対象と人数
・学童クラブ在籍児30人
・当日職員は～さん(リーダー)、ーさん(サブ)、～さん、ボランティアの～さん
日程
2020年10月1日(日)
9:00～17:00
当日のスケジュール
| ６月 | 職員ミーティングで概要決定 |
| 7.1 | 企画書提出 |
| 7.12 | 下見、科学館で手続き |
| ８月 | チラシ、しおり作成 |
| ９月 | 一週目 チラシ配布 |
| 9.25 | 申し込み締め切り、科学館へ連絡 |
| 9.26 | 最終打ち合わせ |
| 9.30 | 前日準備 |
| 10.1 | 当日～振り返り・会計 |
| 10.7 | 報告書提出 |
- (当日プログラムは詳細別紙)
- 8:30出勤
- 9:00子どもに説明、出発(徒歩～○○駅～現地)
- 11:00現地(昼食、おやつ)
- 15:30現地出発(時間は行きでかかった時間から計算して前後する)
- 17:00学童クラブ到着
予算
大人の交通費250円
子どもの交通費500円
入館料大人1000円 子ども200円
➞これらを踏まえ、参加費は〜円
必要な物品
チラシ、名簿、携帯電話、現金、救急セット
・子ども持ち物
弁当、水筒、タオル、着替え、雨具、(リュックで)
費用・予算
・450円(子ども交通費＋入館料)
・大人の費用は行事費で補填1000円×4名～4000円
留意点
早く帰る子は個別相談
行かないで学童クラブに残る子はいれば個別相談
検討事項・確認事項
科学館での昼食場所
経路
おやつは持参か現地調達か
※下見で確認するが、受付入ってすぐの団体休憩室がよさそう。問い合わせてみたが使えるとのこと。
下見で見るポイントなど、子ども引率のコツの記事👇️
6.イベント・行事の報告書の書き方
企画書は練って考えて作るものですが、報告書は記録としての意味合いが強いです。
行事が終わったらすぐ(一週間以内)作るのが基本です。
振り返りの時間が取れない場合でも、どんなに遅くても一ヶ月以内には書きましょう。
企画書を書いて報告書なし、というのはあり得ない話。
来年の担当者や自分が「この企画ってどうだったの？」「どういう様子だったかな」を知れます。
こういった情報の累積が、職場の資産になるわけです。
報告書に書く項目
- 参加人数
- かかった経費(会計精算書を別でも可)
- 実際のタイムテーブル
- ねらい・目的が達成されたか
- 当日のようす
- あれば想定外の事項
- 翌年への引き継ぎ
次年度記録を見返した時に、どこを見るでしょうか？
だいたいの予算、だいたいの人数、タイムテーブルなどは基本的部分。
それよりも特に知りたいことは、想定外の事項、特に気を付けた点など、計画段階では分からずやってみて初めて分かった情報です。
担当した人が来年も企画するとも限らず、残留していても一年前の記憶などあてになりません。
また来年同じ行事をやる場合でも、一年前の記録は読むけど２年も3年も遡って調べる人はほぼいません。
だから一昨年までの留意点などは、引き継ぎとして書いておきましょう。
使える報告書の基本です。
7.学童や保育園での企画書、報告書の書き方、イベント企画の立て方まとめ
いかがでしたか？
イベント企画の立て方は
①根回しをして
②通る見込みが立ってから企画書を書く
③企画書ではテンプレートを押さえ
④実施後は報告書
この一連の流れが、まともな施設ならちゃんと決まっています。
仮に施設としてダメでも、個人的に作る分には問題ありません。
この記事を最後まで読んでくれたあなたは、ぜひ繰り返して自分のレベルを上げ、あわよくば職場レベルも上げていきましょう。
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ありがとうございました
コメントいただけると
嬉しいです
学童クラブ職員の悩みはだいたい
● 職場の人間関係で悩む
● 子ども対応のノウハウを知りたい
● 収入面や将来性に不満や不安あり👆これらを解決するには転職かスキルアップ。
転職に関しては、私も登録してみた信頼できる転職サイトがあるのでこちらから。
【はじめての学童指導員】登録した感想はかなり好印象、相談のみでもOK
スキルアップに関しては、
子ども心理/一般知識/事例/管理ポイント・・
個別にいくらでも学ぶことがあるので、それらを網羅して私ジャムがたくさん記事を書いています。
でも実は個別知識ばかり増やしても、根本的なものが足りないんです。
人間そのものを毎日相手にする学童クラブの仕事には、別次元のスキルや知識が必要、
というのが20年以上の経験と理系的思考による結論です。
・・では何が根本的に足りず、どうすればいいのか？
根本的に足りないもの
➔経営的な視点での基礎的な考え方、真の人間理解などのビジネススキル。
どうすればいいのか？
➔人に物を売るマーケティングを学ぶことで可能。
と思いましたか？(^^)
分野が全く違うように思えますがマーケティングを学ぶとは、人へ物を売ったり価値提供のために
✔ 人間を真面目に理解して読み解き、
✔ 発生した問題へどう対処すればいいか、
✔ お金/時間/情報/人材資源をどう使えばよいか？👆こんなのを学ぶ事になるので、結果的にあらゆる仕事に通じるスキルが身につきます。
これらが保育現場でも必要と言うのは、賢明なあなたには理解していただけるでしょう。
つまりマーケティングを学ぶと、どんな仕事にもつぶしが効く知識やスキルが身につくので、
保育に活用できるのはもちろん、ついでに副収入を得る程度は容易になり、収入面の不安もなくなってきます。
保育業界は価値観が偏りがちで、経験を積めば積むほど一般常識から離れてしまうジレンマがあります。
(経験が浅いと実感がないと思いますが、真面目に保育現場だけで経験を積むと必ずぶち当たる壁です)
特に現場リーダーや管理職になった時、一般的なビジネス知識やスキル有り無しは非常に大きな差となります。
良い主任や施設長は長い経験によって、自覚なしに身に着けているのですが、
あなたはその正体がマーケティングにより得られる知識やスキルということを知ったため、
それを学ぶことで、真面目に取り組めば1年ちょっとで10年以上の時間をショートカットして身につけられるわけです。
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