パソコン作業効率アップ~学童クラブや子ども施設でも

今やパソコン操作はどの職場でも必須です。

最近はスマホに慣れた若い人こそキーボードを使えないと聞きますが、

事務作業がある現場でパソコンに疎いと、あらゆる仕事の効率が落ち、時代にも取り残されます。

これからの世を担っていく子どもを育てる保育者が、前時代的じゃいけない訳です。

覚えることの多いパソコン操作ですが、基本的には同じことの繰り返し。

その繰り返し作業の効率を上げる、とても有効なショートカットキーについて紹介していきます。

覚えるの一瞬なのにその後一生、1日あたり10分節約できるとしたらどうでしょう?

そんな技術です。

パソコン効率アップ
当サイトについて

はじめましてジャムと言います。

もともと私は東京大学の大学院で
理系の研究
をしていたのですが、
子ども達との出会いにより、
全く畑違いの保育業界へ転身を決意。

以来20年以上
主に学童クラブで小学生と関わり、
様々なことを学んできました。

そこで得たものを使い、
保育士はじめ保護者の方々、
子どもに関わる大人の

  • 疑問
  • 不安
  • 分からない

を解決することでアナタが幸せになり
子どもに良いものが帰ることを願い
このブログを運営しています。

現在は今までの経験を元に、
主に講演・執筆活動を行っています。

家では2人の子どもを育ててますが
とっても安定してますよ(笑)

ツイッターやってます(@jamgakudo)

インスタグラム(@jamgakudo)

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ジャム
プロフィール

1.パソコンのショートカットキー有効性

パソコン作業でショートカットキーがどのように有効かということを説明します。

開いているプログラムを閉じるとき、ウィンドウ右上にある小さい✕印をマウスでクリックする方が多いけれど、

パソコン画面

しかしキーボードのAlt+F4を押せば一発でプログラムが閉じます。

複数ウィンドウが開いていても、連続でそのキーを打てばどんどん閉じていきます。

  1. キーボードを操作している手からマウスに持ち変える
  2. カーソルを動かして右上のとても小さい×を狙ってクリック

👆これだけでも5秒位かかります。

一方ショートカットキーなら、キーボードの位置も決まっているので1秒です。

イスから立ち上がりながらでもできます。

パソコン

これはほんの一例ですが、プログラムを閉じるような頻繁に行う動作をほんの少し効率化するだけで、パソコンの作業時間が短縮されます。

1日あたりだとその動作だけで累積5分くらいになるかもしれません。

しかも繰り返し行う動作にショートカットキーが設定されているのです。

支援員
仕事が忙しい、
事務時間が少ないわ

👆と言っている方の中には、ほんの数秒の積み重ねが毎日・毎月・毎年と累積した無駄な時間を過ごしている方が、

私の経験上、とてもたくさんいます。

そしてショートカットキーについては一度覚えてしまえば、その後の人生でずっと短縮されるのです。

ジャム
早い段階で取得するのを
強くおすすめします。

パソコン作業はとんなデスクワーク系の職場でも使える技術。

ショートカットキーはたくさんあるので、よく使う一部を覚えて使うのでも効果はありますよ。

カンタンに言えば、効率の指標とは、労力を少なくしながらたくさんの仕事をこなすことです

(中略)

仕事を効率化することのメリットは、単位時間あたりの生産性が上がることです。

仕事の生産性があがれば、周囲から評価されやすくなります

パソコン効率の教科書より引用

2.パソコン作業効率の悪化要因とは

パソコン操作において、効率が悪くなる要因は2つ。

  1. プログラムやファイルを探す時間
  2. マウスを使う時間の無駄

プログラムやファイルを探す時間

明らかに無駄時間ですね。

探してる間は仕事が少しも進まず、時間だけが過ぎ去っていきます。

よくデスクトップに、とてもたくさんのファイルを置いている職場があります。

個人PCならまだよいのですが、保育現場などのパソコンは共用なので、他の人に対しても迷惑。

職場全体の効率も、目だたないところでジワジワ下がります。

データに限らず、探し物が多い職場は職員全体としての無駄時間が多く、

見つからないイライラなどから職場の雰囲気も徐々に荒れてきますよね。。

物の整理整頓と同じレベル。

データやファイルを探す時間短縮も簡単で、

  • ファイル名をちゃんとつけること、
  • 所定のフォルダに保存すること、
  • フォルダを指定して「検索」をかけること

で解消できます。

時間

2マウスを使う時間

パソコン操作のうまい人に聞いたことがありますが、達人ほどマウスを使わないそうです。

マウスを使うほど、細かいポインタを追いかけ細かいマークを目指してクリック

それを繰り返すことで目も疲れてきます。

キーボードでできることはキーボードでやり、マウスは補助で使う程度が良いという話で、

この記事主題の「ショートカットキー」はそのキーボードの操作技術です。

マウス

3.PC作業効率化の順序

3章ではパソコン作業環境を整える話をしていきます。

別に難しいことではないのに効果は高いので、職場に共用PCがあるならカスタマイズしましょう。

3-1.作業効率化の前提

パソコン作業を滞りなく行えるための前提は、ブラインドタッチをマスターすること。

スマホのフリック入力のように、慣れてしまえばどうということもありません。

ひらがなを直接入力する方はあまりいないと思いますが、ローマ字入力に慣れましょう。

文章力もタイピング力も上がる、ウェブライティングの世界で有名な練習方法「写経」がありますが、こちらの記事でお話しています。

【写経de文章力爆上がり】1日1時間×1ヶ月で保育士必須スキルマスター

3-2.パソコンの作業環境

職場のPCを個人仕様にカスタムするの難しいですが、

  • フォルダを整理して、
  • 階層を作り、
  • 決まったファイルは分類して
  • デスクトップでなくフォルダに入れる

これだけを職員全員がやるだけで、かなり効率が上がりますよ。

3-3.よく使うプログラムの設定

プログラムにショートカットキーを設定する方法

プログラムのプロパティ ➔ ショートカットに一文字設定

これをやっておくと、【ctrl + alt +設定したキー】で一発起動できます。

例えばワードに「w」などを設定しておけば一発で起動できます。

3-4.タスクバーのカスタマイズ

タスクバー(一番下に並んでいる帯のスペース)にプログラムをドラッグして登録する。

ウィンドウズボタン + 数字(プログラムの左からの並び)で起動できます

Windowsボタン
Windowsボタン
Windowsマーク
このマークのボタン

3-5.スタートメニューのカスタマイズ

スタートメニューに、よく使うプログラムをドラッグして登録しておきましょう。

3-6.Windows全般のショートカットキーを覚える

4章で書いていきますが、ワードやエクセルなどのプログラムによらず、

まずはどの場面でも使えるショートカットキーを覚えるのがよいでしょう。

覚え方
  • ちょっとした追加操作はctrl
  • 規模が大きい操作はalt   
  • 切り替えはtab   
  • 解除はesc

3-7.プログラムごとのショートカットキーを覚える

次に、よく使うワードやエクセルなどのプログラムだけで通用するのショートカットキーを覚えるのがいいと思います。

ポイント

4.パソコン作業効率を上げる、覚えるべきショートカットキー

基本の指配置は

・ 左手の小指でctrl  薬指でshift
・定位置でやることで効率が上がります。

4-1.覚えるべきWindows全般のショートカットキー

重要度100 ➔必ず覚えよう!

キー効果
esc入力のキャンセル
Ctrl + Cコピー
Ctrl + Vペースト
Ctrl + Z やり直し
Ctrl + Yやり直しの取り消し
Ctrl + X切り取り
Ctrl + P印刷
Ctrl + S上書き保存
Ctrl + Aすべて選択
Ctrl + B太字
Ctrl + U下線
Ctrl +  Iイタリック体
Ctrl + W
Alt+F4
閉じる
Ctrl+Alt+Delタスクマネージャー起動
Alt + Tabアクティブウィンドウの切り替え
F9
英字
押すたびに全部大文字、先頭だけ大文字が切り替わる
Windowsボタンメインメニューを開く

重要度80 ➔100を覚えたら使うものを徐々に

キー効果
F7全カナ
もう一度押すと後ろ一文字ずつ仮名に戻る
F8 半カナ
F10半英数
Ctrl + backspace変換ミスやり直し
Tab 漢字変換をいっぺんに表示
(漢字変換の候補が表示されている時に押す)
Alt + Esc同一プログラムで開いている別ファイルへ
Windowsボタン + ↑↓ウィンドウの縮小、最小化

重要度50 ➔余裕があれば

覚えていれば効率は上がるけど、100や80を覚えて使えるようになるのが先決。

F4同じ動作を繰り返す
(書式設定との相性が良 )
ダイアログボックス↓
Tab 次のチェックボックスに移動
Shift + Tab前のボックスに移動
spaceキーチェックを入れる
Windowsボタン+Mアクティブウィンドウを全て最小化
Windowsボタン + Dディスクトップ表示
Windowsボタン + ➞、⬅ウィンドウを右、左に固定

4-2.プログラム内での操作

ここで言うプログラムは、プラウザ(インターネットやる時のプログラム)、ワード、エクセルです。

パワーポイントもワードと似た感じで操作できます。

Aプログラム共通

Alt + F4プログラムの終了
Ctrl + N新規作成
F12 別名で保存
Ctrl + Tabタブの移動
Ctrl + F4作業中のドキュメントのみ閉じる

B.ワード

Shift + Space 半角スペース
Ctrl + enterカーソルのある点から改ページ
Ctrl + Shift + C書式のみのコピー
Ctrl + Space標準の書式の戻す
Ctrl + Shift + > 文字の大きさ変換
Ctrl + End、Home移動
ここから終わりまでなどの
範囲指定をしたい時便利
トリプルクリック単語を含む段落の範囲指定
ダブルクリック単語の範囲指定
Ctrl + R、L、E文字列をそろえる 
範囲指定後に
右、左、中央揃え
ーを3つ入力してEnter2回罫線を一行分引く
=を3つ入力してEnter2回二重罫線を一行分引く
#を3つ入力して
Enter2回
3重罫線を一行分引く

C.エクセル

F2セルを編集モードにする
Esc編集モードの解除
Tab右のセルに移動
Shift + Tab 左のセルへ
Alt + Enterセルの中での改行
Ctrl + 1セルの書式設定ダイアログ開く
Ctrl + R左のセルをコピー
Ctrl + D上のセルをコピー
Ctrl + Shift + 6外枠罫線を引く
Ctrl + Shift + ¥範囲内の内側の罫線を消す
Shift + Space行の選択
Ctrl + Space列の選択
Ctrl + F2印刷プレビュー
Ctrl + V + Alt書式形式もコピペ(罫線以外)
Ctrl + シートのタブをドラッグしてずらすワークシートのコピー

列や行のセルの境界(行なら行数字が書いてある部分、列ならアルファベットが書いてある部分)をダブルクリックすると、

印刷のはみ出し等なくなるように、列や行の幅が自動修正されます。

複数列を範囲選択、その1列をドラッグして幅を決めると、選択した列の幅が一様に揃います。

D.プラウザ

web閲覧は右手マウス、左手CtrlとShift、親指はSpaceが定位置です。

Alt + Homeホームページに移動
Spaceプラウザの1ページ↓にスクロール
Shift + Spaceプラウザの1ページ↑にスクロール
BackSpace前見ていたページに戻る
Ctrl +
リンクを
クリック
別タブで開く
F5ページの再読み込み
Ctrl + Shift + Twebで直前に閉じたタブの復活
Ctrl + Wタブを閉じる

5.学童クラブ職員が覚えるべきパソコン作業効率がアップするショートカットキーまとめ

いかがでしょうか。

ほんの基礎の基礎「Ctrl+C」「Ctrl+V」「Ctrl+X」からみんな始めて覚えるのですが、

それ以降を覚えるかどうかが、今後一生のパソコン作業に関しての効率を大きく左右します。

早めにできることを増やしておきましょう。

ジャム
見ていただき
ありがとうございました。

コメントいただけたら
嬉しいです

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【はじめての学童指導員】登録した感想はかなり好印象、相談のみでもOK

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どうすればいいのか?

➔人に物を売るマーケティングを学ぶことで可能。

あなた
えっ?マーケティング??

と思いましたか?(^^)

分野が全く違うように思えますがマーケティングを学ぶとは、人へ物を売ったり価値提供のために

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保育園

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