パソコン作業効率アップ～学童クラブや子ども施設でも
今やパソコン操作はどの職場でも必須です。
最近はパソコン、特にキーボードをスマホに慣れた若い人が使えないという場面も多いと聞きます。
この記事ではパソコン操作の技術として、とても有効なショートカットキーについて書いていきます。
はじめましてジャムと言います。
もともと私は東京大学の大学院で
理系の研究をしていたんですが、
子ども達との出会いにより、
全く畑違いの保育業界へ転身を決意。
以来20年以上、
主に学童クラブで小学生と関わり、
様々なことを学んできました。
そこで得たものを使い、
保育士はじめ保護者の方々、
子どもに関わる大人の
- 疑問
- 不安
- 分からない
を解決することでアナタが幸せになり、
子どもに良いものが伝わることを願い、
このブログを運営しています。
私は今までの経験を元に現在独立し、
中部地方にて
主に執筆活動を行っています。
家ではまだ小さい、2人の娘を育ててます。
とっても安定してますよ(笑)
ツイッターやってます(@jamgakudo)
インスタグラム(@jamgakudo)
目次【本記事の内容】
- 1.ショートカットキーの有効性
- 2.パソコン作業効率悪化の要因
- 3.パソコン作業効率化の順序
- 3-1.前提
- 3-2.作業環境
- 3-3.よく使うプログラムの設定
- 3-4.タスクバーのカスタマイズ
- 3-5.スタートメニューのカスタマイズ
- 3-6.Windows全般のショートカット
- 3-7.プログラムごとのショートカット
- 4.ショートカットキー
- 4-1.Windows全般のショートカット
- 4-2.プログラムごとのショートカット
- A.プログラム共通
- B.ワード
- C.エクセル
- D.プラウザ
学童クラブ職員向けのOFFJTガチ記事👇️
1.ショートカットキーの有効性
パソコン作業でショートカットキーがどのように有効かということを説明します。
例えば開いているプログラムを閉じるとき、ウィンドウ右上にある小さい×をマウスでクリックする方がたくさんいます。
しかしキーボードのAlt+F4を押せば一発でプログラムが閉じます。
複数ウィンドウが開いていても、連続でそのキーを打てばどんどん閉じていきます。
- キーボードを操作している手からマウスに持ち変える
- カーソルを動かして右上のとても小さい×を狙ってクリック
これだけでも5秒位かかります。
ショートカットキーなら位置も決まっていて、1秒です。
イスから立ち上がりながらでもできます。
プログラムを閉じるような動作は頻繁に行うので、パソコンに向かう時間が多いほど作業時間が短縮されます。
１日あたりだとその動作だけで累積5分くらいになるかもしれません。
しかも同じようなショートカットキーはたくさんあります。
仕事が忙しいと言っている方の中には、ほんの数秒の積み重ねが毎日・毎月・毎年と累積した無駄な時間を過ごしている方が多くいます。
そしてショートカットキーについては一度覚えてしまえば、その後の人生でずっと短縮されます。
おすすめしますが、
今からでもよいですよ。
ショートカットキーはたくさんあるので、よく使う一部を覚えて使うのでも効果はありますよ。
カンタンに言えば、効率の指標とは、労力を少なくしながらたくさんの仕事をこなすことです
(中略)
仕事を効率化することのメリットは、単位時間あたりの生産性が上がることです。仕事の生産性があがれば、周囲から評価されやすくなります
パソコン効率の教科書より引用
2.パソコン作業効率の悪化要因
パソコン操作において効率が悪くなる要因は２つ。
- プログラムやファイルを探す時間
- マウスを使う時間の無駄
１のプログラムやファイルを探す時間
明らかに無駄時間ですね。探してる間は仕事が進むわけでもない。
よくデスクトップに、とてもたくさんのファイルがおいてある職場があります。
個人ＰＣならまだよいのですが、保育現場などはほぼ共用なので、他の人にたいしても迷惑です。
データに限らず、探し物が多い職場は職員全体としての無駄時間が多く、見つからないイライラなどから職場の雰囲気も徐々に荒れてきちゃいます。。
物の整理整頓と同じレベルよ。
データやファイルを探す時間短縮も簡単で、
- ファイル名をちゃんとつけること、
- 所定のフォルダに保存すること、
- フォルダを指定して「検索」をかけること
で解消できます。
2マウスを使う時間
パソコン操作のうまい人に聞いたことがありますが、達人ほどマウスを使わないそうです。
マウスを使うほど、細かいポインタを追いかけ細かいマークを目指してクリック。
それを繰り返すことで目もつかれてきます。
キーボードてできることはキーボードでやり、マウスは補助で使う程度がいいって話。
3.ＰＣ作業効率化の順序
3-1.作業効率化の前提
前提はブラインドタッチをマスターすることです。
スマホのフリック入力のように、慣れてしまえばどうということもありません。
ひらがなを直接入力する方はあまりいないと思いますが、ローマ字入力に慣れましょう。
3-2.パソコンの作業環境
職場のＰＣを個人仕様にカスタムするの難しいですね。
だけど
- フォルダを整理して、
- 階層を作り、
- 決まったファイルは分類して
- デスクトップでなくフォルダに入れる
これだけでを職員全員がやるだけで、かなり効率が上がりますよ。
3-3.よく使うプログラムの設定
プログラムにショートカットキーを設定する方法
プログラムのプロパティ → ショートカットに一文字設定
これをやっておくと、【ｃｔｒｌ ＋ ａｌｔ ＋設定したキー】で一発起動できます。
例えばワードに「w」などを設定しておけば一発で起動できます。
3-4.タスクバーのカスタマイズ
タスクバー(一番下に並んでいる帯のスペース)にプログラムをドラッグして登録する。
ウィンドウズボタン ＋ 数字(プログラムの左からの並び）で起動できます
3-5.スタートメニューのカスタマイズ
スタートメニューに、よく使うプログラムをドラッグして登録しておきましょう。
3-6.Windows全般のショートカットキー
4章で書いていきますが、ワードやエクセルなどのプログラムによらず、どの場面でも使えるショートカットキーを覚えるのがよいでしょう。
- ちょっとした追加操作はctrl
- 規模が大きい操作はａｌｔ
- 切り替えはｔａｂ
- 解除はｅｓｃ
3-7.プログラムごとのショートカットキー
よく使うワードとか、エクセルなどのプログラムだけで通用するのショートカットキーを覚えるのがいいと思います。
4.ショートカットキー
基本の指配置は
左手の小指でctrl 薬指でｓｈｉｆｔ
定位置でやることで効率が上がります。
4-1.Windows全般のショートカットキー
重要度100
| ｅｓｃ | 入力のキャンセル |
| Ctrl + Ｃ | コピー |
| Ctrl ＋ Ｖ | ペースト |
| Ctrl ＋ Ｚ | やり直し |
| Ctrl ＋ Ｙ | やり直しの取り消し |
| Ctrl ＋ Ｘ | 切り取り |
| Ctrl ＋ Ｐ | 印刷 |
| Ctrl ＋ Ｓ | 上書き保存 |
| Ctrl ＋ Ａ | すべて選択 |
| Ctrl ＋ Ｂ | 太字 |
| Ctrl ＋ Ｕ | 下線 |
| Ctrl ＋ I | イタリック体 |
| Ctrl ＋ Ｗ Alt+F4 | 閉じる |
| Ctrl+Alt+Del | タスクマネージャー起動 |
| Alt- + Tab | アクティブウィンドウの切り替え |
| Ｆ９ | 英字 押すたびに全部大文字、先頭だけ大文字が切り替わる |
| Windowsボタン | メインメニューを開く |
重要度80
| Ｆ７ | 全カナ もう一度押すと後ろ一文字ずつ仮名に戻る |
| Ｆ８ | 半カナ |
| Ｆ10 | 半英数 |
| Ctrl + backspace | 変換ミスやり直し |
| Tab | 漢字変換をいっぺんに表示 (漢字変換の候補が表示されている時に押す) |
| Alt + Esc | 同一プログラムで開いている別ファイルへ |
| Windowsボタン ＋ ↑↓ | ウィンドウの縮小、最小化 |
重要度50
| Ｆ４ | 同じ動作を繰り返す (書式設定との相性が良 ) |
| ダイアログボックス↓ | |
| Tab | 次のチェックボックスに移動 |
| Shift + Tab | 前のボックスに移動 |
| spaceキー | チェックを入れる |
| Windowsボタン＋Ｍ | アクティブウィンドウを全て最小化 |
| Windowsボタン + D | ディスクトップ表示 |
| Windowsボタン + →、← | ウィンドウを右、左に固定 |
4-2.プログラム内での操作
Aプログラム共通
| Alt + F4 | プログラムの終了 |
| Ctrl + N | 新規作成 |
| F12 | 別名で保存 |
| Ctrl + Tab | タブの移動 |
| Ctrl + F4 | 作業中のドキュメントのみ閉じる |
B.ワード
| Shift + Space | 半角スペース |
| Ctrl ＋ enter | カーソルのある点から改ページ |
| Ctrl + Shift + C | 書式のみのコピー |
| Ctrl + Space | 標準の書式の戻す |
| ctrl + shft + > | 文字の大きさ変換 |
| Ctrl + End、Home | 移動 ここから終わりまでなどの 範囲指定をしたい時便利 |
| トリプルクリック | 単語を含む段落の範囲指定 |
| ダブルクリック | 単語の範囲指定 |
| Ctrl + R、L、E | 文字列をそろえる 範囲指定後に 右、左、中央揃え |
| ーを３つ入力して Enter２回 | 罫線を一行分引く |
| ＝を３つ入力してEnter２回 | 二重罫線を一行分引く |
| #を３つ入力して Enter２回 | ３重罫線を一行分引く |
C.エクセル
| Ｆ２ | セルを編集モードにする |
| Esc | 編集モードの解除 |
| Tab | 右のセルに移動 |
| Shift + Tab | 左のセルへ |
| Alt + Enter | セルの中での改行 |
| Ctrl + 1 | セルの書式設定ダイアログ開く |
| Ctrl + R | 左のセルをコピー |
| Ctrl + D | 上のセルをコピー |
| Ctrl + Shift + 6 | 外枠罫線を引く |
| Ctrl + Shift + ¥ | 範囲内の内側の罫線を消す |
| Shift + Space | 行の選択 |
| Ctrl + Space | 列の選択 |
| Ctrl + F2 | 印刷プレビュー |
| Ctrl + V + Alt | 書式形式もコピペ(罫線以外) |
| Ctrl + シートのタブをドラッグしてずらす | ワークシートのコピー |
列や行のセルの境界(行なら行数字が書いてある部分、列ならアルファベットが書いてある部分)をダブルクリックすると、印刷のはみ出し等なくなるように、列や行の幅が自動修正されます。
複数列を範囲選択、その１列をドラッグして幅を決めると、選択した列の幅が一様に揃います。
D.プラウザ
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