パソコン作業効率アップ～学童クラブや子ども施設でも
今やパソコン操作はどの職場でも必須です。
最近はスマホに慣れた若い人こそキーボードを使えないと聞きますが、
事務作業がある現場でパソコンに疎いと、あらゆる仕事の効率が落ち、時代にも取り残されます。
これからの世を担っていく子どもを育てる保育者が、前時代的じゃいけない訳です。
覚えることの多いパソコン操作ですが、基本的には同じことの繰り返し。
その繰り返し作業の効率を上げる、とても有効なショートカットキーについて紹介していきます。
覚えるの一瞬なのにその後一生、1日あたり10分節約できるとしたらどうでしょう？
そんな技術です。
はじめましてジャムと言います。
もともと私は東京大学の大学院で
理系の研究をしていたのですが、
子ども達との出会いにより、
全く畑違いの保育業界へ転身を決意。
以来20年以上、
主に学童クラブで小学生と関わり、
様々なことを学んできました。
そこで得たものを使い、
保育士はじめ保護者の方々、
子どもに関わる大人の
- 疑問
- 不安
- 分からない
を解決することでアナタが幸せになり、
子どもに良いものが帰ることを願い、
このブログを運営しています。
現在は今までの経験を元に、
主に講演・執筆活動を行っています。
家では2人の子どもを育ててますが、
とっても安定してますよ(笑)
ツイッターやってます(@jamgakudo)
インスタグラム(@jamgakudo)
目次【本記事の内容】
- 1.ショートカットキーの有効性
- 2.パソコン作業効率悪化の要因
- 3.パソコン作業効率化の順序
- 3-1.前提
- 3-2.作業環境
- 3-3.よく使うプログラムの
- 3-4.タスクバー
- 3-5.スタートメニュー
- 3-6.全般のショートカットを覚える
- 3-7.プログラムごとを覚える
- 4.ショートカットキー
- 4-1.全般のショートカット
- 4-2.個別ショートカット
- A.プログラム共通
- B.ワード
- C.エクセル
- D.プラウザ
1.パソコンのショートカットキー有効性
パソコン作業でショートカットキーがどのように有効かということを説明します。
開いているプログラムを閉じるとき、ウィンドウ右上にある小さい✕印をマウスでクリックする方が多いけれど、
しかしキーボードのAlt+F4を押せば一発でプログラムが閉じます。
複数ウィンドウが開いていても、連続でそのキーを打てばどんどん閉じていきます。
- キーボードを操作している手からマウスに持ち変える
- カーソルを動かして右上のとても小さい×を狙ってクリック
👆これだけでも5秒位かかります。
一方ショートカットキーなら、キーボードの位置も決まっているので1秒です。
イスから立ち上がりながらでもできます。
これはほんの一例ですが、プログラムを閉じるような頻繁に行う動作をほんの少し効率化するだけで、パソコンの作業時間が短縮されます。
１日あたりだとその動作だけで累積5分くらいになるかもしれません。
しかも繰り返し行う動作にショートカットキーが設定されているのです。
事務時間が少ないわ
👆と言っている方の中には、ほんの数秒の積み重ねが毎日・毎月・毎年と累積した無駄な時間を過ごしている方が、
私の経験上、とてもたくさんいます。
そしてショートカットキーについては一度覚えてしまえば、その後の人生でずっと短縮されるのです。
強くおすすめします。
パソコン作業はとんなデスクワーク系の職場でも使える技術。
ショートカットキーはたくさんあるので、よく使う一部を覚えて使うのでも効果はありますよ。
カンタンに言えば、効率の指標とは、労力を少なくしながらたくさんの仕事をこなすことです
(中略)
仕事を効率化することのメリットは、単位時間あたりの生産性が上がることです。
仕事の生産性があがれば、周囲から評価されやすくなります
パソコン効率の教科書より引用
2.パソコン作業効率の悪化要因とは
パソコン操作において、効率が悪くなる要因は２つ。
- プログラムやファイルを探す時間
- マウスを使う時間の無駄
プログラムやファイルを探す時間
明らかに無駄時間ですね。
探してる間は仕事が少しも進まず、時間だけが過ぎ去っていきます。
よくデスクトップに、とてもたくさんのファイルを置いている職場があります。
個人ＰＣならまだよいのですが、保育現場などのパソコンは共用なので、他の人に対しても迷惑。
職場全体の効率も、目だたないところでジワジワ下がります。
データに限らず、探し物が多い職場は職員全体としての無駄時間が多く、
見つからないイライラなどから職場の雰囲気も徐々に荒れてきますよね。。
物の整理整頓と同じレベル。
データやファイルを探す時間短縮も簡単で、
- ファイル名をちゃんとつけること、
- 所定のフォルダに保存すること、
- フォルダを指定して「検索」をかけること
で解消できます。
2マウスを使う時間
パソコン操作のうまい人に聞いたことがありますが、達人ほどマウスを使わないそうです。
マウスを使うほど、細かいポインタを追いかけ細かいマークを目指してクリック。
それを繰り返すことで目も疲れてきます。
キーボードでできることはキーボードでやり、マウスは補助で使う程度が良いという話で、
この記事主題の「ショートカットキー」はそのキーボードの操作技術です。
3.ＰＣ作業効率化の順序
３章ではパソコン作業環境を整える話をしていきます。
別に難しいことではないのに効果は高いので、職場に共用PCがあるならカスタマイズしましょう。
3-1.作業効率化の前提
パソコン作業を滞りなく行えるための前提は、ブラインドタッチをマスターすること。
スマホのフリック入力のように、慣れてしまえばどうということもありません。
ひらがなを直接入力する方はあまりいないと思いますが、ローマ字入力に慣れましょう。
文章力もタイピング力も上がる、ウェブライティングの世界で有名な練習方法「写経」がありますが、こちらの記事でお話しています。
【写経de文章力爆上がり】１日１時間×１ヶ月で保育士必須スキルマスター
3-2.パソコンの作業環境
職場のＰＣを個人仕様にカスタムするの難しいですが、
- フォルダを整理して、
- 階層を作り、
- 決まったファイルは分類して
- デスクトップでなくフォルダに入れる
これだけを職員全員がやるだけで、かなり効率が上がりますよ。
3-3.よく使うプログラムの設定
プログラムにショートカットキーを設定する方法
プログラムのプロパティ ➔ ショートカットに一文字設定
これをやっておくと、【ｃｔｒｌ ＋ ａｌｔ ＋設定したキー】で一発起動できます。
例えばワードに「w」などを設定しておけば一発で起動できます。
3-4.タスクバーのカスタマイズ
タスクバー(一番下に並んでいる帯のスペース)にプログラムをドラッグして登録する。
ウィンドウズボタン ＋ 数字(プログラムの左からの並び）で起動できます
3-5.スタートメニューのカスタマイズ
スタートメニューに、よく使うプログラムをドラッグして登録しておきましょう。
3-6.Windows全般のショートカットキーを覚える
4章で書いていきますが、ワードやエクセルなどのプログラムによらず、
まずはどの場面でも使えるショートカットキーを覚えるのがよいでしょう。
- ちょっとした追加操作はｃｔｒｌ
- 規模が大きい操作はａｌｔ
- 切り替えはｔａｂ
- 解除はｅｓｃ
3-7.プログラムごとのショートカットキーを覚える
次に、よく使うワードやエクセルなどのプログラムだけで通用するのショートカットキーを覚えるのがいいと思います。
4.パソコン作業効率を上げる、覚えるべきショートカットキー
基本の指配置は
・ 左手の小指でctrl 薬指でｓｈｉｆｔ
・定位置でやることで効率が上がります。
4-1.覚えるべきWindows全般のショートカットキー
重要度100 ➔必ず覚えよう！
| キー | 効果 |
|---|---|
| ｅｓｃ | 入力のキャンセル |
| Ctrl + Ｃ | コピー |
| Ctrl ＋ Ｖ | ペースト |
| Ctrl ＋ Ｚ | やり直し |
| Ctrl ＋ Ｙ | やり直しの取り消し |
| Ctrl ＋ Ｘ | 切り取り |
| Ctrl ＋ Ｐ | 印刷 |
| Ctrl ＋ Ｓ | 上書き保存 |
| Ctrl ＋ Ａ | すべて選択 |
| Ctrl ＋ Ｂ | 太字 |
| Ctrl ＋ Ｕ | 下線 |
| Ctrl ＋ I | イタリック体 |
| Ctrl ＋ Ｗ Alt+F4 | 閉じる |
| Ctrl+Alt+Del | タスクマネージャー起動 |
| Alt + Tab | アクティブウィンドウの切り替え |
| Ｆ９ | 英字 押すたびに全部大文字、先頭だけ大文字が切り替わる |
| Windowsボタン | メインメニューを開く |
重要度80 ➔100を覚えたら使うものを徐々に
| キー | 効果 |
|---|---|
| Ｆ７ | 全カナ もう一度押すと後ろ一文字ずつ仮名に戻る |
| Ｆ８ | 半カナ |
| Ｆ10 | 半英数 |
| Ctrl + backspace | 変換ミスやり直し |
| Tab | 漢字変換をいっぺんに表示 (漢字変換の候補が表示されている時に押す) |
| Alt + Esc | 同一プログラムで開いている別ファイルへ |
| Windowsボタン ＋ ↑↓ | ウィンドウの縮小、最小化 |
重要度50 ➔余裕があれば
覚えていれば効率は上がるけど、100や80を覚えて使えるようになるのが先決。
| Ｆ４ | 同じ動作を繰り返す (書式設定との相性が良 ) |
| ダイアログボックス↓ | |
| Tab | 次のチェックボックスに移動 |
| Shift + Tab | 前のボックスに移動 |
| spaceキー | チェックを入れる |
| Windowsボタン＋Ｍ | アクティブウィンドウを全て最小化 |
| Windowsボタン + D | ディスクトップ表示 |
| Windowsボタン + ➞、⬅ | ウィンドウを右、左に固定 |
4-2.プログラム内での操作
ここで言うプログラムは、プラウザ(インターネットやる時のプログラム)、ワード、エクセルです。
パワーポイントもワードと似た感じで操作できます。
Aプログラム共通
| Alt + F4 | プログラムの終了 |
| Ctrl + N | 新規作成 |
| F12 | 別名で保存 |
| Ctrl + Tab | タブの移動 |
| Ctrl + F4 | 作業中のドキュメントのみ閉じる |
B.ワード
| Shift + Space | 半角スペース |
| Ctrl + enter | カーソルのある点から改ページ |
| Ctrl + Shift + C | 書式のみのコピー |
| Ctrl + Space | 標準の書式の戻す |
| Ctrl + Shift + > | 文字の大きさ変換 |
| Ctrl + End、Home | 移動 ここから終わりまでなどの 範囲指定をしたい時便利 |
| トリプルクリック | 単語を含む段落の範囲指定 |
| ダブルクリック | 単語の範囲指定 |
| Ctrl + R、L、E | 文字列をそろえる 範囲指定後に 右、左、中央揃え |
| ーを３つ入力してEnter２回 | 罫線を一行分引く |
| ＝を３つ入力してEnter２回 | 二重罫線を一行分引く |
| #を３つ入力して Enter２回 | ３重罫線を一行分引く |
C.エクセル
| Ｆ２ | セルを編集モードにする |
| Esc | 編集モードの解除 |
| Tab | 右のセルに移動 |
| Shift + Tab | 左のセルへ |
| Alt + Enter | セルの中での改行 |
| Ctrl + 1 | セルの書式設定ダイアログ開く |
| Ctrl + R | 左のセルをコピー |
| Ctrl + D | 上のセルをコピー |
| Ctrl + Shift + 6 | 外枠罫線を引く |
| Ctrl + Shift + ¥ | 範囲内の内側の罫線を消す |
| Shift + Space | 行の選択 |
| Ctrl + Space | 列の選択 |
| Ctrl + F2 | 印刷プレビュー |
| Ctrl + V + Alt | 書式形式もコピペ(罫線以外) |
| Ctrl + シートのタブをドラッグしてずらす | ワークシートのコピー |
列や行のセルの境界(行なら行数字が書いてある部分、列ならアルファベットが書いてある部分)をダブルクリックすると、
印刷のはみ出し等なくなるように、列や行の幅が自動修正されます。
複数列を範囲選択、その１列をドラッグして幅を決めると、選択した列の幅が一様に揃います。
D.プラウザ
web閲覧は右手マウス、左手CtrlとShift、親指はSpaceが定位置です。
| Alt + Home | ホームページに移動 |
| Space | プラウザの１ページ↓にスクロール |
| Shift + Space | プラウザの１ページ↑にスクロール |
| BackSpace | 前見ていたページに戻る |
| Ctrl + リンクを クリック | 別タブで開く |
| F5 | ページの再読み込み |
| Ctrl + Shift + T | ｗｅｂで直前に閉じたタブの復活 |
| Ctrl + W | タブを閉じる |
5.学童クラブ職員が覚えるべきパソコン作業効率がアップするショートカットキーまとめ
いかがでしょうか。
ほんの基礎の基礎「Ctrl+C」「Ctrl+V」「Ctrl+X」からみんな始めて覚えるのですが、
それ以降を覚えるかどうかが、今後一生のパソコン作業に関しての効率を大きく左右します。
早めにできることを増やしておきましょう。
ありがとうございました。
コメントいただけたら
嬉しいです
学童クラブ職員の悩みはだいたい
● 職場の人間関係で悩む
● 子ども対応のノウハウを知りたい
● 収入面や将来性に不満や不安あり👆これらを解決するには転職かスキルアップ。
転職に関しては、私も登録してみた信頼できる転職サイトがあるのでこちらから。
【はじめての学童指導員】登録した感想はかなり好印象、相談のみでもOK
スキルアップに関しては、
子ども心理/一般知識/事例/管理ポイント・・
個別にいくらでも学ぶことがあるので、それらを網羅して私ジャムがたくさん記事を書いています。
でも実は個別知識ばかり増やしても、根本的なものが足りないんです。
人間そのものを毎日相手にする学童クラブの仕事には、別次元のスキルや知識が必要、
というのが20年以上の経験と理系的思考による結論です。
・・では何が根本的に足りず、どうすればいいのか？
根本的に足りないもの
➔経営的な視点での基礎的な考え方、真の人間理解などのビジネススキル。
どうすればいいのか？
➔人に物を売るマーケティングを学ぶことで可能。
と思いましたか？(^^)
分野が全く違うように思えますがマーケティングを学ぶとは、人へ物を売ったり価値提供のために
✔ 人間を真面目に理解して読み解き、
✔ 発生した問題へどう対処すればいいか、
✔ お金/時間/情報/人材資源をどう使えばよいか？👆こんなのを学ぶ事になるので、結果的にあらゆる仕事に通じるスキルが身につきます。
これらが保育現場でも必要と言うのは、賢明なあなたには理解していただけるでしょう。
つまりマーケティングを学ぶと、どんな仕事にもつぶしが効く知識やスキルが身につくので、
保育に活用できるのはもちろん、ついでに副収入を得る程度は容易になり、収入面の不安もなくなってきます。
保育業界は価値観が偏りがちで、経験を積めば積むほど一般常識から離れてしまうジレンマがあります。
(経験が浅いと実感がないと思いますが、真面目に保育現場だけで経験を積むと必ずぶち当たる壁です)
特に現場リーダーや管理職になった時、一般的なビジネス知識やスキル有り無しは非常に大きな差となります。
良い主任や施設長は長い経験によって、自覚なしに身に着けているのですが、
あなたはその正体がマーケティングにより得られる知識やスキルということを知ったため、
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